Cuándo vence el plazo para la revisión física de los documentos laborales de E-Verify y qué implica para ti y para tu empleador
El programa E-Verify, cuestionado por organizaciones que defienden los derechos de los inmigrantes, fue lanzado en marzo de 2011 como parte de los esfuerzos del gobierno federal para combatir la inmigración irregular.
Por:
Jorge Cancino.
El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) anunció la extensión del servicio en línea 'MyProgress' para que los extranjeros que solicitan una autorización de empleo o permiso de trabajo puedan recibir información personalizada sobre el trámite. La herramienta servirá también para que aquellos que gestionan una autorización o documento de viaje al exterior puedan reingresar sin problemas a Estados Unidos. Más información en Univision Noticias.
Video Así funciona 'MyProgress', la nueva herramienta para revisar el estatus sobre permisos de trabajo y de viaje
El plazo para la revisión física de los documentos del Formulario I-9 elaborados y sometidos virtualmente durante la pandemia del covid-19 vencerá el 30 de agosto.
El trámite de revisiones físicas, estipulado en el reglamento E-Verify, fue suspendido en marzo de 2020 como parte de los esfuerzos del gobierno federal para evitar la propagación y contagios por la pandemia de coronavirus, que se esparció por los cinco continentes causando hasta ahora más de 6.4 millones de muertes, según datos de la Organización Mundial de la Salud (OMS)
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Las revisiones virtuales del Formulario I-9, conocido como “flexibilidades temporales”, fueron canceladas el 31 de julio y el proceso de revisiones físicas de los documentos presentados durante la pandemia concluye el 30 de agosto, indicó el Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
“Los empleadores deben planear completar la inspección física de documentos para los Formularios I-9 completados bajo las políticas temporales de covid 19 antes del 30 de agosto de 2023”, señala un informe la Asociación Americana de Abogados de Inmigración (AILA).
La entidad, que agrupa a más de 15,000 miembros a nivel nacional, advirtió que la falta de cumplimiento relacionado con el Formulario I-9 y/o la finalización de la inspección física “puede resultar en multas significativas”.
El programa E-Verify, cuestionado por organizaciones que defienden los derechos de los inmigrantes, fue lanzado en marzo de 2011 como parte de los esfuerzos del gobierno federal para combatir la inmigración irregular o indocumentada y la contrata de extranjeros sin autorización para laborar legalmente en el país.
La opción virtual temporal para la tramitación del Formulario I-9 estuvo disponible solo en ciertas condiciones y para ciertos casos.
El 31 de marzo de 2021, la guía del DHS cambió el enfoque anterior “para determinar su aplicabilidad de si un empleador estaba tomando precauciones de proximidad física o estaba trabajando temporalmente de forma remota como resultado del covid en un puesto que no estaba destinado a ser un rol completamente virtual”, explicó AILA.
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Aproximadamente un año después de la pandemia, la medida dejó en claro que la opción virtual temporal “no está disponible” para ningún empleado contratado (o vuelto a verificar) después del 1 de abril de 2021, donde el puesto se desempeña completamente vía remoto o virtual.
AILA dijo que, en esencia, “esto significa que a los empleados que fueron contratados para trabajar de forma remota (desde cualquier lugar de Estados Unidos) no se les permitió utilizar la opción virtual temporal”.
El DHS explicó que las inspecciones físicas de los documentos del Formulario I-9 deben llevarse a cabo en los casos en que:
El empleador ya no está tomando precauciones de COVID;
El empleado es un trabajador totalmente remoto contratado después del 1 de abril de 2021 (no trabaja de forma remota solo de forma temporal como resultado de COVID); o
Los empleados regresan a la oficina de manera regular y constante.
También, como resultado de este cambio, los empleados que regresan a la oficina, aunque solo fuera por un día a la semana, “se requería la actualización del Formulario I-9 con una inspección física de los documentos”, indicó el documento de AILA.
A pesar del levanta miento de la emergencia por la pandemia del COVID-19 y el retorno a un eventual ‘normalidad’, los abogados de AILA advierten que los empleadores “pueden tener dificultades para cumplir con la inspección física de la documentación del Formulario I-9 porque su fuerza laboral puede ser híbrida o incluso remota”.
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El informe añade que otros factores, entre los que se incluyen “equipos de recursos humanos limitados” o una gran cantidad de empleados “que requieren una inspección física”, pueden estar contribuyendo a “cargas asociadas con la inspección física y la actualización obligatorias”.
En este caso, puntualizan los expertos, “los empleadores pueden considerar el uso de un modelo de representante autorizado o agente designado para ayudar en el proceso”.
AILA estima que en este tipo de escenario, un agente externo se pone en el lugar del empleador para completar la Sección 2 (o la Sección 3) del Formulario I-9 en nombre del empleador. “Si bien hay proveedores que ofrecen servicios de agentes autorizados, confiar en ellos puede ser complicado, ya que generalmente no ofrecen ningún control de calidad o capacitación en particular”, previene.
Sin embargo, en gran parte por necesidad, “muchos empleadores han permitido que los amigos y familiares del empleado actúen como representantes para ayudar a revisar los documentos de elegibilidad de identidad y empleo”, un método que ayuda a garantizar “precisión y cumplimiento” de las disposiciones y obligaciones del programa federal.
El programa E-Verify se trata de un sistema en línea que permite a los empleadores inscritos confirmar la elegibilidad de sus empleados para trabajar legalmente en Estados Unidos.
La información proporcionada por el empleador en el Formulario I-9 debe coincidir con los datos almacenados en la base de datos de la Administración del Seguro Social (SSA) y del DHS.
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Si bien el programa es voluntario, los empleadores con contratos o subcontratos federales que contengan la cláusula del Reglamento de Adquisiciones Federales (FAR) de E-Verify están obligados a inscribirse en E-Verify como condición para la contratación federal, explica la USCIS.
El reglamento añade que a los empleadores podría requerírseles participar en el programa “si sus estados tienen una legislación que obligue el uso de la herramienta como condición para la licencia comercial”.
De acuerdo con datos de la USCIS, actualizados al 21 de febrero de 2019, un 98.45% de los empleados son confirmados automáticamente como autorizados para trabajar (trabajo autorizado) en Estados Unidos, ya sea de inmediato o dentro de 24 horas, sin requerir acción por parte del empleado o el empleador.
Un 1.55% de los empleados reciben una incompatibilidad inicial del sistema. A su vez, del 1.09% de los empleados que reciben una incompatibilidad inicial del sistema un 0.17% son confirmados más tarde como autorizados para trabajar después de impugnar y resolver la incompatibilidad. Y solo un 1.39% no se les encuentra autorizados para trabajar.
